Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen 1 #

Nama : Muji Ryantoro
Kelas : 2DB21
NPM : 31109537
Dosen : Rina Noviana
KD-MK : IT013245
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen 1 #


PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan
terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional
(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan
ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para
manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu
dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat
digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.
Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah
membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan
lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat
memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk
menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih
mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten
dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.
Dalam modul sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas
antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi
informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses
pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai
perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap
pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk
pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini juga akan dibahas
mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian dalam
pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.
Sebagai tambahan, juga dibahas mengenai dampak atau pengaruh etika
dan sosial dari sistem informasi.
Pembahasan modul sistem informasi manajemen ini menggunakan
pendekatan bagaimana penerapannya pada sektor publik, hal ini sejalan
dengan sasaran pengguna modul diklat ini yaitu para pegawai di
lingkungan instansi pemerintahan. Dan untuk lebih mendukung dan
memperkaya pembahasan modul ini, pada bagian akhir modul ini
dilampirkan kebijakan pemerintah khususnya Inpres No.1 Tahun 2006
tentang Pengembangan Pendayagunaan Telematika di Indonesia dan
Inpres No.3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-Government (Lampiran 1).
B. Tujuan Pemelajaran Umum (TPU)
Modul ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum kepada para
peserta diklat tentang materi sistem informasi manajemen. Dengan
mempelajari isi modul ini, para peserta diharapkan dapat memperoleh
pengetahuan dasar mengenai sistem informasi manajemen dan
memahami peran sistem informasi manajemen dalam proses pengambilan
keputusan. Di samping itu, pemahaman yang memadai akan materi sistem
informasi manajemen merupakan langkah awal, khususnya bagai auditor,
untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahamannya mengenai audit
atas sistem informasi.

C. Tujuan Pemelajaran Khusus (TPK)
Dengan mempelajari modul ini diharapkan peserta diklat:
1. memiliki satu pengertian tentang sistem informasi manajemen dan
kemampuan dasar dari sistem tersebut, dapat menguraikan hambatanhambatan
dalam perkembangan SIM dan mampu mengidentifikasi
struktur hirarki pengguna SIM dan tingkatan manajemen dalam
pengambilan keputusan;
2. mampu menjelaskan arti penting dari sistem pendukung yang
digunakan untuk mempertajam kualitas pengambilan keputusan,
mampu menguraikan dan menjabarkan model-model sistem
pendukung yang umum digunakan dalam berbagai aktivitas dan
kegiatan yang dilaksanakan dan memberikan dukungan khususnya
kepada auditor untuk dapat memanfaatkan model sistem pendukung
di dalam pelaksanaan penugasan audit;
3. mampu menjelaskan pendekatan dan model yang digunakan dalam
pengembangan sistem informasi, mampu menguraikan dan
menjabarkan proses pengembangan perangkat keras dan perangkat
lunak untuk merancang sistem informasi, dan memahami jangka
waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi;
4. mampu menjelaskan berbagai risiko khususnya terkait dengan
kerentanan dan gangguan teknologi informasi dalam sistem informasi
dan mampu menguraikan unsur-unsur pengendalian dalam sistem
informasi untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya bencana
(disaster), kesalahan (errors), interupsi pelayanan dan kejahatan
terhadap pemanfaatan komputer; dan
5. mampu menjelaskan mengenai dampak perkembangan dan
pemanfaatan teknologi informasi terhadap etika dan lingkungan sosial
masyarakat pengguna, memahami bagaimana etika berhubungan
dengan sistem informasi dan mengenali peran etika dalam organisasi
dan perlunya penerapan budaya etika.
D. Deskripsi Singkat Struktur Modul
Pembahasan materi dalam modul ini lebih dimaksudkan untuk
memberikan dasar-dasar aplikasi praktis guna meningkatkan pengetahuan
dan pemahaman mengenai pemanfaatan teknologi informasi dalam proses
pengambilan keputusan manajemen khususnya pada sektor publik. Oleh
karena itu muatan-muatan yang dibahas merupakan konsep-konsep sistem
informasi manajemen dan dilengkapi dengan berbagai contoh dan kasus
terkait dengan topik-topik yang dibahas.
Pembagian bab-bab dalam modul sistem informasi manajemen ini adalah
sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan.
Menguraikan dan membahas mengenai gambaran umum tentang
latar belakang, tujuan, metode pemelajaran sistem informasi
manajemen
BAB II Konsep Dasar Sistem Informasi
Menguraikan dan membahas perkembangan sistem informasi
manajemen, definisi sistem dan informasi, dan peran
manajemen sebagai pengguna sistem informasi.
BAB III Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Menguraikan dan membahas sistem pendukung dalam rangka
untuk meningkatkan pengambilan keputusan.
BAB IV Pengembangan Sistem Informasi
Menguraikan dan membahas tahap-tahap pengembangan sistem
informasi dan alternatif pendekatan untuk pengembangan
sistem.
BAB V Pengamanan dan Pengendalian Sistem Informasi
Menguraikan sistem pengamanan dan pengendalian terhadap
sistem informasi.
BAB VI Dampak dan Etika Sosial Pemanfaat Sistem Informasi
Menguraikan dampak atau pengaruh etika dan sosial dari
perkembangan sistem informasi dalam perannya untuk
membantu proses pengambilan keputusan manajemen.
E. Metodologi Pemelajaran
Penyampaian materi diklat ini menggunakan pendekatan pemelajaran
orang dewasa dengan menggunakan metode ceramah, curah pendapat,
diskusi dan peserta dianjurkan membaca seluruh materi yang ada,
menjawab soal-soal yang disertakan di setiap akhir bab. Instruktur akan
membantu peserta untuk memahami materi melalui pemaparan di kelas.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Tujuan Pemelajaran Khusus :
Setelah mempelajari bab ini peserta diharapkan:
• memiliki satu pengertian mengenai sistem informasi manajemen dan kemampuan
dasar dari sistem tersebut;
• dapat menguraikan hambatan-hambatan dalam perkembangan SIM; dan
• mampu mengidentifikasi struktur hirarki pengguna SIM dan tingkatan manajemen
dalam pengambilan keputusan.
A. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para
pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,
seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang
dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit
terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi
dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,
tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar
organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah
diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta
yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat
langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harusdiolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam
pengambilan keputusan.
Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi
komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,
ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer
di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan
perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,
dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat
instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan
informasi.
B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi
akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan -
masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi
akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data
elektronik (PDE).
• Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor
baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan
pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi
komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem
informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu
mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan
akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa
manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu
organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang
dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai
tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para
pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran
(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan
organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis
permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan
berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas
yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan
umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.
Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system).
Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan
teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi
yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,
sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti
Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan
anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal
menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan
manajemen tingkat menengah - atas
Fokus Dalam SIM
Bos Kita Gaptek, aah Masa’ Sih.....?!
Indonesia termasuk salah satu dari negara
yang tertinggal jauh dari bagian dunia lain
dalam penggunaan komputer. Ini dapat
terlihat dari cara komunikasi penggunaan
surat elektronik (e-mail) mempengaruhi
komunikasi pada instansi pemerintah.
Secara historis posisi para pimpinan di
Indonesia sangat dipengaruhi oleh senioritas
dan gender. Pimpinan pada suatu instansi
salah satu unsur penentunya adalah usia
yang lebih tua (meski sekarang sudah
banyak berkurang), para laki-laki dan
wanita yang lebih mudalah yang harus
menjadi bawahan dan melaksanakan
perintah mereka. Namun ketika instansinya
mulai menggunakan komputer sebagai alat
bantu, para pegawai yang lebih mudalah
yang mampu memanfaat kan teknologi
tersebut. Yang mengalami pukulan dramatis
dari sisi beban psikologis adalah pegawaipegawai
yang sepanjang karir mereka bukan
saja tidak pernah menggunakan komputer
tetapi juga tidak pernah menggunakan
mesin ketik manual. Sebagian besar
komunikasi selama ini mereka lakukan
dengan catatan/memo, faks,
konsep surat yang disiapkan oleh pegawai
rendah. Dulu dengan mudah bagi pimpinan
yang lebih tua memerintahkan “bawa surat ini
ke pak Kepala”. Tetapi ini tidak dapat
diterapkan bila pak Kepala menghendaki
tanggapan pribadi melalui e-mail. Para
pimpinan tingkat menengah – atas hampir
tidak bisa mendelegasikan tugas ini ke
pegawai yang lebih rendah.
Dalam usaha untuk mempercepat pengetahuan
penggunaan komputer bagi pimpinan tingkat
menengah – atas, banyak diadakan kursus
kilat, para pengajarnya seringkali adalah
wanita muda cantik dan mereka merupakan
kontras yang nyata dengan wanita masa lalu,
yang seringkali hanya berperan sebagai
pegawai rendah penyedia teh.
Kursus itu dirasa sangat berat, meskipun
mungkin berlangsung tidak lebih dari 3 hari.
Bahkan mungkin karena dirasakan begitu
sangat menyiksanya para pimpinan tingkat
atas ini menyebutnya sebagai Diklat Keahlian
dari
Neraka................................................!
Gambar 2-1
Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi
mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa
hambatan, misalnya:
• kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.
• kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis
dan peran manajemen,
• relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta
• terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat
membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat
mendukung semua lapisan manajer.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen
dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep
baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support
Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang
ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau
keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu
Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan
fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para
manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.
Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial
Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa
diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.
Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert
Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai
spesialis dalam area tertentu.
Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI
merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan
komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. C. Perhatian terhadap Manajemen lnformasi
Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar
terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas
kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya
kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang
berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan
kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang
dikelolanya.
Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh
para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak
pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap
kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer –
PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana
menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu
yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya
filing cabinet, mesin photocopy atau telepon.
D. Pengguna Sistem Informasi Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini
dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan (Gambar 2 - 2), yaitu:
• Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);
merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para
eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan
dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi
lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan
penentuan strategi organisasi.
• Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);
yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah,
mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang
sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa
tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini
misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala
Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.
• Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)
merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V,
bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh
manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan
organisasi. Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh
signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan
sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang
berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan
sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer
tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil.
Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi
detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil,
keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur
dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih
rendah.
Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulangulang
dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.
Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan
pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya
untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk
didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari
lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting
dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan
terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan
keputusan yang tidak terstruktur.
Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya,
pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan
peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya.
Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para
manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam
posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang
dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar
institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi
jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor
Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah
dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak
dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada negara
untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera
mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan
publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM
sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran
informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah
suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan
informasi untuk mendukung pemecahan masalah.
E. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen
Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem
informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem
informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana
manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola
para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak
dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap
tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan
bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada
masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi
tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil
keputusan.
Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis
instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi
(software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.
Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya.
Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin
membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima
tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang
tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan
produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan
kualitas dari sistem informasi organisasi.
Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi
adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem
informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa
ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika
dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu.
Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan
organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi
dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat,
instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai
perkembangan politik terakhir.
Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat
besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin
tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya
pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan
komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat
digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari
berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak
terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah
mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi,
menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.
Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet.
Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan
jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi
bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet
menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet
ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan
dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat
diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk (lihat
Gambar 2 – 3) :
• Komunikasi dan kolaborasi.
• Akses data dan informasi.
• Partisipasi dalam diskusi.
• Supply informasi.
• Hobi atau bersenang-senang (entertainment).
• Pertukaran transaksi bisnis.
Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk
teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang
memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar
organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan
mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup
organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik
kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis
yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola
secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
- Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti
perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat
kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang
dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis
manajemennya.
- Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor
yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
F. Konsep Subsistem Informasi Organisasi
SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah
menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan sistem
informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu
organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para
manajer.
Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan
rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para
manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka
perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah
tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang
disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh
pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan
beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:
• Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),
• Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),
• Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),
• Sistem Informasi Kependudukan,
• Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan subsub
sistem tata kelola pemerintahan lainnya. subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak
juga yang berbagi perangkat lunak (software). Sistem-sistem informasi
organisasi merupakan suatu cara berfikir logis, bukannya fisik tentang
SIM.


Pusdiklatwas BPKP- 2007 23
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
Djoko Sutono, Ak.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP
dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Ketua Tim
SEKRETARIAT KABINET RI
Kepala Biro Peraturan Perundang-undangan II,
ttd.
Edy Sudibyo